APAKAH ITU 8 STEP LANGKAH DAN 7 TOOL ALAT DI DALAM QCC ATAU GKM

Istilah QCC ( Quality Qontrol Circle ) atau GKM ( Gugus Kendali Mutu ) merupakan suatu team  work yang di bentuk di sebuah instansi atau organisasi yang mempunyai kegiatan pekerjaan yang berhubungan dengan pengendalian kualitas dan peningkatan kualitas produk, kualitas mesin penunjang produksi, dan kualitas skill dari para pekerja dengan menyelesaikan masalah yang terjadi di lapangan.

Sedangkan di dalam melaksanakan  aktifitas QCC atau GKM tersebut sebuah team work harus memahami dan mengerti tentang isi di dalam aktifitas tersebut, karena di dalam melaksanakan QCC atau GKM tersebut pada dasarnya adalah melakukan step - step kerja dengan menggunakan tool kerja.

Adapun Tool kerja yang biasa di gunakan di dalam ber QCC adalah di kenal dengan 7 atau Seven Tool di kalangan umum antara lain adalah sebagai berikut :

1. Check Sheet
2. Diagram Pareto
3. Fish Bone
4. Diagram Pencar atau Diagram Relasi.
5. Grafik atau scatter Diagram.
6. Histogram
7. Control chart.

Sedangkan yang di maksud dengan 8 Step langkah kerja yang biasa di gunakan di dalam ber QCC adalah sebagai berikut :

• Menentukan Thema
• Menetapkan Target.
• Analisa Kondisi Yang Ada ( ANAKONDA)
• Analisa Sebab Akibat
• Rencana Penanggulangan
• Penanggulangan
• Evaluasi Hasil
• Standarisasi dan Tindak Lanjut

1) Step atau Langkah Pertama yaitu MENENTUKAN THEMA.

Menentukan thema adalah langkah pertama di dalam ber QCC untuk menentukan judul atau thema masalah yang terjadi di area kerja  yang akan di bahas di dalam team tersebut

Biasanya masalah yang akan di ambil sebagai thema atau judul adalah Semua masalah yang sering terjadi kemudian di break down menjadi masalah yang paling spesifik. Di dalam menentukan thema masalah di harap semua peserta atau anggota QCC memberikan masukan dan saran serta ide sampai terbentuk satu judul thema yang menarik dan spesifik.

 Berikut adalah beberapa dasar di dalam menentukan thema atau judul yaitu :

• Trouble atau masalah yang terjadi mempunyai pengaruh terhadap Safety, Quality, Cost, Delivery, Moral, Produktivity dan Environment.
• Masalah atau trouble yang telah terjadi tidak sesuai standart yang ada atau tidak sesuai dengan yang seharusnya terjadi.
• Masalah yang sudaha terjadi melebihi dari target perusahaan atau divisi terkait.
• Thema tidak berdasar kepada hasil atas kehendak bersama namun berdasar terhadap data yang actual.
• Judul Thema harus spesifik atau benar - benar masalah tunggal yang tidak bisa di pecah lagi.
• Judul masalah merupakan trouble atau masalah yang sering muncul.

Sedangkan di dalam menentukan thema ini alat yang bisa  di gunakan adalah sebagai berikut :

• Check Sheet Data.
• Control Chart
• Diagram Pareto
• Grafik
• Histogram

2) Step atau Langkah ke 2 yaitu MENETAPKAN TARGET.

Setelah selesai menentukan atau menetapkan thema atau judul yang akan di bahas di dalam ber QCC maka langkah selanjutnya adalah menetapkan target atau menentukan target.

Menetapkan target mempunyai tujuan agar team QCC tersebut bisa menurunkan atau menghilangkan masalah atau trouble yang terjadi di area kerja team work tersebut, seperti contoh menurunkan jumlah trouble dari tinggi menjadi rendah atau hilang sama sekali, merubah kondisi dari buruk menjadi lebih baik dari sebelum melakukan QCC, dan lain - lainnya.

Di dalam langkah menetapkan atau menentukan target tersebut kita bisa menggunakan kata kunci motivasi seperti SMART :

• Spesifik, Bahwa judulnya harus jelas, Judul yang di gunakan spesifik atau tunggal ( tidak bisa di pecah lagi )
• Measurable , Nilai dan Satuannya untuk menetapkan target jelas, yaitu sekian persen..
• Achievable , Bahwa dari sekian persen target yang di tetapkan tersebut bisa di capai.
• Reasonable atau Realistik , Alasan untuk menetapkan target masuk akal.
• Time Base , Mempunyai waktu yang jelas dalam target menurunkan jumlah masalahnya.

Di dalam menetapkan target team work bisa menggunakan dasar atau mengacu kepada dasar penetapan target seperti :

• Berdasarkan data actual dari hasil analisa bersama di lapangan.
• Adanya sejarah pencapaian terbaik yang pernah terjadi sebelumnya.
• Adanya target yang sudah di tetapkandari pimpinan perusahaan yang belum bisa di capai.
• Adanya target dari masukan konsumen di internal maupun eksternal divisi perusahaan.

Di dalam langkah  Menetapkan Target ini menggunakan tool berupa Diagram Pareto.

3) Step atau Langkah ke 3 yaitu ANALISA KONDISI YANG ADA atau ANAKONDA.

Langkah atau step berikutnya adalah melakukan analisa kondisi yang ada, yaitu team work melakukan analisa secara actual dan langsung di lapangan tentang apa yang terjadi sesungguhnya pada proses pekerjaan tersebut dengan lebih teliti. atau yang biasanya di sebut dengan 2G ( Genba Gembutsu )

Adapun tujuan team work melakukan analisa kondisi yang ada secara sesungguhnya adalah sebagai berikut : 

• Untuk mencari data yang benar - benar validasinya terjamin, karena datanya langsung dari lapangan terjadinya masalah atau trouble.
• Mencari fakta yang benar - benar terjadi tentang adnya penyimpangan - penyimpangan atau hal - hal yang abnormal.
• Untuk menemukan akar permasalahan yang benar -benar terjadi di saat proses pekerjaan berlangsung.

Sedangkan Hal - hal yang di lakukan pada saat melakukan Analisa Kondisi yang Ada di lapangan oleh team work adalah sebagai berikut :

• Check area atau tempat atau pada proses di mana terjadinya masalah tersebut.
• Lihat jenis masalah yang terjadi kemudian persempit atau di breakdown kembali masalah yang terjadi tersebut.
• Check dan tulis actual terjadinya masalah dari awal sampai selesai,sehingga bisa terdetect kapan dan bagaimana terjadinya masalah tersebut.
• Kelompokkan adanya abnormal yang terjadi pada proses tersebut berdasarkan kategori dengan menggunakan sistem 4M dan 1 L ( Manusia, Methode, Material, Mesin, dan Lingkungan)
• Lihat dan rasakan atau ukur kemudian selidiki kondisi - kondisi yang abnormal atau adanya penyimpangan yang terjadi pada proses tersebut.
• Dokumentasikan secara fakta dari data - data yang di dapat dari adanya kondisi - kondisi yang abnormal dan adanya penyimpangan yang terjadi dari yang semestinya.
• Buatlah ringkasan dari fakta dan data hasil dari penyelidikan yang sebenarnya terjadi di lapangan.

Hal - hal yang perlu di perhatikan dalam langkah Analisa Kondisi yang Ada ini adalah sebagai berikut :

• Perbanyak data dan informasi baru di sekitar area permasalahan yang timbul.
• Ketahui secara pasti kapan waktu terjadinya hal - hal yang abnormal terjadi.
• Biarkan fakta dan data yang membuktikan bahwa kondisi masalah yang terjadi sebenarnya seperti itu adanya.
• Konsentrasi dan fokus terhadap aktifitas untuk mencari tahu tentang permasalahan yang terjadi sebenarnya secara pasti.
• Jangan mengandalkan sebuah pengalaman atau sekedar berasumsi tentang terjadinya masalah di lapangan.

Di dalam langkah Analisa Kondisi Yang Ada / ANAKONDA ini menggunakan tool berupa Check Sheet, Grafik, Diagram Pareto.

4) Step atau langkah ke 4 yaitu ANALISA SEBAB AKIBAT.

Di dalam langkah ini team work QCC atau GKM dalam berdiskusi tidak harus di lapangan atau di area kerja, melainkan bisa berdiskusi di ruangan atau tempat tertentu.

Setelah team work mendapatkan data lengkap dan akurat berdasar kejadian yang sebenarnya di lapangan atau area kerja berdasar hasil langkah ke 3 analisa kondisi yang ada, maka langkah selanjutnya yaitu menganalisa sebab akibat yang terjadi, dengan cara menyelidiki, mencari tahu dengan mencari akar penyebab terjadinya pokok masalah sehingga kita bisa menemukan korelasi antar akar masalah terhadap pokok masalah yang terjadi.

Dari masalah utama atau masalah pokok yang terjadi di area kerja, lakukan break down atau list data penyebab - penyebab yang memungkinkan menyebabkan terjadinya masalah utama tadi sampai menemukan akar masalah yang tunggal dan tidakbisa di pecah lagi, kemudian lakukan analisa apakah akar masalah yang tunggal tersebut mempunyai korelasi terhadap pokok masalah dengan menggunakan check sheet.

  

Di dalam langkah Analisa Sebab Akibat biasanya menggunakan tool berupa Fish Bone atau Diagram Tulang Ikan untuk mengurai atau mencari akar masalah dari penyebab terjadinya masalah utama atau masalah pokok.

5) Step atau Langkah ke 5 yaitu RENCANA PENANGGULANGAN.

Rencana Penanggulangan maksudnya adalah Team QCC setelah menemukan akar permasalahan dari pokok masalah maka langkah selanjutnya adalah Team QCC melakukan Perencanaan Penanggulangan yang efektif, praktis dan tepat sasaran untuk menghilangkan masalah penyebab utama.

Di dalam langkah Rencana Penanggulangan ini team Qcc bisa menggunakan sistem 5W + 1H yaitu :

a) What yaitu Apa.

Akar penyebabnya APA...akar penyebab yang di bahas adalah akar masalah yang tunggal yaitu akar masalah yang kita dapat dari uraian di Diagram Fish Bone ( ambil akar masalah dari cabang ranting yang paling akhir, jangan ambil akar masalah dari tengah atau awal cabang ranting ).

Kemudian APA solusinya...Solusi yaitu penyelesaian masalah atau mengatasi akar penyebab masalah tersebut.Di dalam kolom WHAT ini di isi jenis akar penyebab masalah.

b) Why yaitu Mengapa.

Mengapa team QCC melakukan penyelesaian masalah tersebut..? Karena Team QCC mempunyai alasan atau target atau sasaran yaitu dengan tujuan menurunkan masalah yang terjadi dengan prosentase seperti Step atau Langkah ke 2 yaitu Menetapkan Target.

Di dalam kolom WHY ini di isi grafik target menurunkan jumlah dari akar penyebab masalah berbentuk prosentase.

c) Who yaitu Siapa.

Siapa yang akan menjadi pelaksana dari aktifitas tersebut atau PIC yang bertanggung jawab  melaksanakan kegiatan penyelesaian akar masalah tersebut.

d) When yaitu Kapan.

Kapan kegiatan tersebut akan segera di kerjakan ( di isi tanggal ,bulan dan tahun pelaksanaan ).

e) Where yaitu Di Mana.

Tempat untuk melaksanakan aktifitas tersebut di mana.

f) How yaitu Bagaimana.

Bagaimana cara melaksanakan aktifitas tersebut, ini merupakan konsep aktifitas yang akan di laksanakan, terutama aktifitas penting yang mempunyai keterkaitan dengan keberhasilan dalam penyelesaian.

g) How Much yaitu Berapa besar biaya yang di gunakan untuk mengerjakan aktifitas tersebut.

Biaya yang di gunakan adalah asumsi pengeluaran biaya yang akan di gunakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Tool yang di gunakan di dalam langkah RENCANA PENANGGULANGAN ini adalah Check Sheet, Grafik, Diagram Pareto.

6) Step atau Langkah ke 6 yaitu LANGKAH PENANGGULANGAN.

Hal - hal yang biasa di lakukan di dalam langkah penanggulangan untuk menanggulangi masalah adalah seperti berikut :

• Lakukan penanggulangan sesuai rencana yang sudah di tetapkan bersama di teamwork.
• Di dalam langkah penanggulangan selalu catat dan di data hal- hal penting yang terjadi atau catat semua proses aktifitas penanggulangan tersebut.
• Segera koordinasikan atau diskusikan dengan team work apabila menemukan ide baru atau gagasan baru di dalam perjalanan proses penanggulangan tersebut.
• Libatkan semua orang yang berhubungan dengan masalah tersebut baik orang internal maupun eksternal dari divisi team work.
• Pastikan tidak terjadi masalah baru, Apabila terjadi masalah baru segera koordinasikan dengan team dan lakukan analisa dan rencana perbaikan berikutnya.

Di dalam langkah penanggulangan ini tampilkan hal - hal penting yang terjadi seperti :

• Menggunakan sistem PDCA Plan Do Check Action.
• Tampilkan photo atau gambar yang telah di lakukan.
• Selalu catat lika - liku yang telah di lakukan.
• Macam  macam kesulitan yang di lalui di dalam pelaksanaan penanggulangan.
• Hasil akhir yang telah di capai dan cara mendapatkanya.

Di dalam langkah Penanggulangan ini tool yang di gunakan adalah Grafik, Check Sheet, Diagram Pareto.

7) Step atau Langkah ke 7 yaitu EVALUASI HASIL.

Tujuan langkah yang ke 7 atau langkah Evaluasi Hasil ini adalah melakukan evaluasi tentang tingkat keberhasilan aktifitas team work yang sudah di lakukan dalam menanggulangi akar masalah.

Bandingkan kondisi hasil sebelum penanggulangan dengan sesudah melakukan penanggulangan dengan menggunakan prosentase.

Bandingkan dari hasil penanggulangan dengan target yang sudah di tetapkan di langkah ke 2, terjadi penurunan masalah berapa persen.

Tool yang di gunakan di dalam langkah ini adalah Diagram pareto, Histogram, Control Chart, Grafik.

8) Step atau Langkah ke 8 yaitu STANDARTISASI DAN TINDAK LANJUT.

Maksud dari standarisasi adalah untuk mematenkan solusi atau penanggulangan yang di kerjakan agar terjadinya masalah tidak terulang kembali.

Adapun alasan adanya standarisasi adalah sebagai berikut :

• Di gunakan sebagai barometer stadart untuk training atau pelatihan kepada member baru.
• Sebagai dokumentasi secara resmi dari langkah - langkah penanggulangan yang sudah berhasil di lakukan oleh team work.
• Sebagai pengingat untuk pekerja yang senior atau pekerja lama, sehingga solusi dari masalah tersebut tidak terputus.
• Sebagai Ilmu untuk pekerja baru yang belum paham mengatasi masalah sehingga tidak terjadi kendala dalam penanggulangan masalah.

 Sedangkan alasan team work melakukan tindak lanjut adalah sebagai berikut ;

• Sebagai pengontrol agar masalah yang sudah di atasi tidak timbul kembali dengan cara melakukan inspeksi standarisasi dengan baik dan benar.
• Mempelajari data - data kondisi terbaru kemudian untuk menentukan thema yang baru.

Demikian sedikit ulasan tentang apakah itu 8 step dan 7 tool di dalam ber QCC atau Ber GKM di pabrik industri.