TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DIVISI DEPARTEMENT GENERAL AFFAIRS DI PABRIK INDUSTRI

Apakah Tugas dan Tanggung Jawab General Affairs di sebuah pabrik Industri atau Perusahaan...?

Sebelum mengenal Apa Tugas dan Tanggung Jawab dari Struktur General Affairs, Alangkah Baiknya kita Membahas dulu apa itu General Affairs atau biasa di sebut dengan GA.

General Affairs atau GA adalah sebuah Divisi atau Departement di sebuah perusahaan yang membidangi Tentang Layanan publik kepada Karyawan.

Adapun Tugas dari Divisi atau Departement General Affairs adalah sebagai berikut :

• Melayani kebutuhan yang di perlukan oleh karyawan di bidang konsumsi.
• Melayani kebutuhan yang di butuhkan oleh karyawan di bidang Administrasi kerja.
• Melayani kebutuhan karyawan di bidang transportasi.
• Membantu menciptakan area lingkungan perusahaan bersih dan sehat.
• Membantu menciptakan kondisi kerja karyawan yang aman dan kondusif di dalam lingkungan pabrik.

Sedangkan Tanggung Jawab dari Divisi atau Departement General Affairs adalah sebagai berikut :

• Menyediakan segala sarana dan prasarana kebutuhan Alat Tulis Kantor untuk memenuhi kepentingan administrasi kerja di lingkungan pabrik.
• Sebagai Koordinator pengelolaan Konsumsi di lingkungan pabrik berupa Kantin pabrik.
• Sebagai Koordinator Satuan Keamanan di dalam lingkungan pabrik.
• Sebagai Koordinator pelayanan umum untuk karyawan di bidang transportasi
• Sebagai Koordinator pengelolaan Centralisasi Sampah di dalam lingkungan pabrik.

Di dalam Divisi atau Departement General Affairs terdapat beberapa Section seperti :

1) Pelayanan Kantin.

Di dalam mobilisasi pekerjaan di dalam pabrik perlu adanya centralisasi untuk konsumsi para karyawan atau pekerja demi lancarnya aktifitas yang di kerjakan setiap hari.

Adapun Aktifitas yang di lakukan oleh Section Kantin setiap hari adalah sebagai berikut :

• Menyediakan dan menyiapkan segala kebutuhan karyawan dari segi konsumsi seperti kebutuhan minum dan makan di kantin perusahaan.
• Menyediakan kebutuhan minum untuk karyawan yang di distribusikan ke rest room seluruh karyawan di dalam pabrik.
• Menyediakan kebutuhan karyawan berupa makanan ringan atau snack yang akan di distribusikan ke seluruh karyawan di dalam pabrik.
• Koordinasi dan bekerjasama dengan supplier pengadaan snack dan telur
• Koordinasi dan bekerjasama dengan Catering di dalam pengadaan menu makanan di dalam kantin perusahaan.
• Menciptakan area yang bersih dan nyaman di lingkungan kantin dengan melakukan 5 S setiap hari.
• Koordinasi dan bekerjasama dengan supplier pengadaan air minum di dalam lingkungan pabrik.
• Ikut melaksanakan aturan dasar kerja di dalam lingkungan pabrik seperti Senam sebelum bekerja, Briefing sebelum bekerja dan melaksanakan sistem administrasi kerja lainnya.

2) Pelayanan di bidang ATK.

Untuk memperlancar dan mempermudah sistem administrasi kerja di dalam pabrik industri, maka di butuhkan sarana dan prasarana berupa Alat Tulis Kantor.
Dengan melihat akan kebutuhan di bidang ATK tersebut maka di butuhkanlah Karyawan yang bisa mengelola di bidang tersebut di bawh pengawasan Divisi atau Departement General Affairs.

Adapun contoh bentuk aktifitas sebagai petugas ATK di dalam pabrik industri adalah sebagai berikut

• Menyiapkan sarana dan prasarana kebutuhan Alat Tulis Kantor untuk keperluan bersama semua karyawan di pabrik seperti kertas foto copy, tinta print out, Dan lain - lainnya.
• Melayani atau sebagai petugas foto copy dokumen atau file - file yang di butuhkan oleh semua section di dalam pabrik industri.
• Menjalin komunikasi dan informasi antar section di dalam pebrik industri.
• Sebagai koordinator perbaikan dan perawatan mesin foto copy dengan supplier termasuk pengadaan part - part Alat Tulis Kantor lainnya.

3) Pelayanan di bidang Transportasi.

Untuk pabrik Industri yang mempunyai karyawan dengan jumlah yang banyak semestinya menyiapkan alat tansportasi untuk kepulangan dan keberangkatan karyawan atau pekerja dari rumah ke pabrik ataupun sebaliknya.

Hal tersebut di maksudkan demi keselamatan dan kesehatan bagi seluruh karyawan serta demi kesejahteraaan setiap karyawan atau pekerja di pabrik industri.

Contoh Aktifitas Divisi General Affairs mempunyai section di bidang pelayanan transportasi adalah sebagai berikut :

• Menyiapkan dan menjadi koordinator pengadaan Alat transportasi untuk jemputan kedatangan dan kepulangan karyawan.
• Menjalin komunikasi dan koordinasi dengan pihak Provider jasa Alat Transportasi.
• Menjadi koordinator pengurusan di saat ada karyawan yang melakukan Dinas atau Tugas Luar Negeri maupun di dalam Negeri misalkan Mengurusi Pembuatan Visa dan paspor, serta menyiapkan segala keperluan transportasinya.
• Menjadi Koordinator segala keperluan di saat ada Supporter dari luar negeri maupun dari dalam negeri yang akan masuk ke area pabrik industri termasuk dari segi Alat Transportasi.

4) Pelayanan TPA Tempat Pembuangan Akhir atau Centralisasi Sampah di dalam lingkungan Pabrik.

Setiap pabrik Industri dapat di pastikan menimbulkan atau menghasilkan yang namanya sampah, baik itu sampah dari sisa hasil proses produk, sampah domestik yang di hasilkan oleh lingkungan pabrik industri maupun hasil sampah yang di hasilkan oleh aktifitas karyawan di dalam pabrik industri.

Dengan adanya macam - macam sampah tersebut merupakan masalah baru bagi produktivitas pabrik industri setempat, maka dari itu di butuhkan adanya Divisi General Affairs sebagai koordinator di dalam penanganan dan pengelolaan sampah di dalam lingkungan pabrik industri.

Berikut yang merupakan aktifitas Divisi General Affairs sebagai Section Pelayanan Pengelolaan Sampah di pabrik Industri :

• Menyediakan tempat - tempat sampah di pos - pos tertentu di setiap line produksi dan section lainnya.
• Membuat kategori atau klasifikasi jenis sampah yang di hasilkan oleh aktifitas semua komponen di dalam pabrik industri.
• Menjadi koordinator centralisasi semua jenis sampah di Tempat Pembuangan Akhir .
• Menjalin koordinasi dan komunikasi dengan pihak luar yang melakukan pengelolaan semua jenis sampah.
• Menjadi promotor untuk menciptakan area kerja yang bersih dan sehat dari sampah.
• Dan lain - lainnya.

5) Pelayanan di bidang Satuan Keamanan.

Satuan pengaman di dalam pabrik industri sangat di perlukan sekali karena mempunyai tugas berat yaitu untuk menjaga dan mengamankan semua jenis barang yang berada di dalam pabrik industri yang merupakan aset - aset perusahaan.

Maka dari itu satuan Petugas Keamanan di lingkungan pabrik industri harus di koordinasi agar bisa berkembang dan maju.

Adapun Tugas sebagai Satuan Petugas Keamanan di lingkungan pabrik Industri di bawah koordinasi Divisi General Affairs adalah sebagai berikut :

• Menjaga dan Mengamankan semua aset Perusahaan.
• Menjaga keamanan kondisi dan situasi di dalam pabrik industri.
• Sebagai koordinator adanya konsumen atau tamu yang akan memasuki area lingkungan pabrik industri.
• Sebagai checker kondisi karyawan pada saat kedatangan dan kepulangan, untuk memastikan tidak ada tindak kriminal atau pelanggaran aturan dasar kerja oleh karyawan yang bersangkutan. 
• Sebagai koordinator adanya pengecheckan dokument atau surat - surat penting tentang barang datang atau masuk ke area pabrik industri dan barang - barang pabrik yang akan di kirim keluar dari pabrik industri tersebut.

6) Pelayanan di Bidang Driver.

Driver Adalah sebagai operator alat transportasi mobil  pribadi di lingkungan pabrik industri.

Dengan adanya driver pribadi di dalam lingkungan pabrik, maka segala aktifitas karyawan atau pekerja dan anggota pimpinan management perusahaan bisa melangsungkan segala kepentingan perusahaan dengan aman dan nyaman.

General Affairs memang bukan komponen utama yg berhubungan secara langsung dengan produk, Namun General Affairs merupakan Divisi yang Ikut andil di dalam melancarkan segala aktifitas yang mendukung perusahaan.

Baca juga Tugas dan Tanggung Jawab Divisi atau Departement di Perusahaan.

Demikianlah sedikit ulasan tentang Tugas dan Tanggung Jawab Sebagai General Affairs di Pabrik Industri.