Tugas dan Tanggung Jawab Ahli Pembelian atau Purchasing Specialist di pabrik makanan
Tugas dan tanggung jawab ahli pembelian atau purchasing specialist di pabrik makanan adalah salah satunya melakukan negosiasi kontrak dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik, syarat pembayaran yang menguntungkan, dan ketentuan pengiriman yang sesuai.
Selain itu juga Ahli Pembelian dipabrik makanan atau specialist purchasing tugas dan tanggung jawabnya adalah dibidang pengadaan bahan baku yaitu mengatur logistik dan pengiriman barang untuk memastikan barang diterima tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.
Tugas dan Tanggung Jawab Ahli Pembelian atau Purchasing Specialist di Pabrik Makanan.
Ahli Pembelian atau Purchasing Specialist di pabrik makanan memainkan peran penting dalam memastikan ketersediaan bahan baku dan barang-barang lain yang diperlukan untuk proses produksi.
Berikut adalah uraian tentang tugas dan tanggung jawab mereka secara lengkap:
1. Identifikasi Kebutuhan Pembelian
- Analisis Kebutuhan: Mengidentifikasi kebutuhan bahan baku dan barang lainnya berdasarkan rencana produksi, inventaris, dan proyeksi permintaan.
- Kolaborasi dengan Departemen Lain: Bekerja sama dengan manajer produksi, manajer gudang, dan departemen lainnya untuk memastikan kebutuhan pembelian terpenuhi tepat waktu.
Identifikasi kebutuhan pembelian merupakan salah satu tugas kunci dari seorang Ahli Pembelian (Purchasing Specialist) di pabrik makanan.
Tugas ini melibatkan beberapa langkah penting yang memastikan bahwa semua bahan baku dan barang-barang lainnya yang diperlukan untuk proses produksi tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat.
Berikut langkah-langkah identifikasi kebutuhan pembelian adalah uraian lengkap mengenai proses ini:
a) Analisis Rencana Produksi
- Review Jadwal Produksi: Meninjau jadwal produksi harian, mingguan, atau bulanan untuk menentukan jumlah bahan baku yang diperlukan.
- Proyeksi Permintaan: Melakukan proyeksi permintaan berdasarkan data penjualan, tren pasar, dan prediksi pertumbuhan untuk memastikan kebutuhan masa depan.
b) Evaluasi Inventaris
- Pemantauan Stok: Memantau tingkat persediaan bahan baku yang ada di gudang untuk menentukan kapan dan berapa banyak yang perlu dipesan ulang.
- Analisis Pemakaian: Menganalisis tingkat penggunaan bahan baku secara historis untuk memahami pola konsumsi dan kebutuhan yang berkelanjutan.
c) Kolaborasi dengan Departemen Lain
- Diskusi dengan Manajer Produksi: Bekerja sama dengan manajer produksi untuk memahami kebutuhan spesifik berdasarkan rencana produksi dan kemungkinan perubahan dalam jadwal produksi.
- Konsultasi dengan Departemen R&D: Berdiskusi dengan tim penelitian dan pengembangan (R&D) untuk memahami kebutuhan bahan baku baru atau spesifik yang diperlukan untuk produk baru atau perbaikan produk.
d) Penilaian Kondisi Pasar
- Monitor Harga Pasar: Mengamati fluktuasi harga bahan baku di pasar untuk mengidentifikasi waktu yang tepat untuk pembelian.
- Evaluasi Pemasok: Menilai pemasok yang ada dan potensi pemasok baru untuk memastikan mereka dapat memenuhi kebutuhan kualitas, kuantitas, dan waktu pengiriman.
e) Penggunaan Sistem Manajemen Inventaris
- Sistem ERP: Menggunakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk melacak persediaan, pesanan pembelian, dan kebutuhan bahan baku secara real-time.
- Automasi dan Peringatan: Mengimplementasikan sistem otomatis yang memberikan peringatan ketika stok mencapai tingkat minimum yang ditetapkan.
Adapun Tujuan Identifikasi Kebutuhan Pembelian adalah sebagai berikut :
a) Memastikan Kelancaran Produksi
- Menghindari kekurangan bahan baku yang dapat mengganggu proses produksi.
- Memastikan semua bahan baku tersedia tepat waktu untuk memenuhi jadwal produksi.
b) Optimisasi Inventaris
- Menghindari kelebihan stok yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan.
- Memastikan bahan baku disimpan dalam kondisi optimal untuk mencegah kerusakan atau kadaluwarsa.
c) Efisiensi Biaya
- Membeli bahan baku dalam jumlah yang tepat untuk mengoptimalkan biaya pembelian dan penyimpanan.
- Menggunakan data pasar dan tren untuk melakukan pembelian pada waktu yang tepat guna menghindari fluktuasi harga yang tidak menguntungkan.
d) Mendukung Inovasi Produk
- Memastikan ketersediaan bahan baku baru atau khusus untuk mendukung pengembangan produk baru atau perbaikan produk yang sedang berlangsung.
- Berkolaborasi dengan tim R&D untuk memahami kebutuhan spesifik dan memastikan ketersediaannya
Baca juga tentang :
2. Sourcing dan Pemilihan Pemasok
- Penelitian Pemasok: Mencari dan mengevaluasi pemasok potensial untuk mendapatkan bahan baku dengan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif.
- Negosiasi: Melakukan negosiasi kontrak dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik, syarat pembayaran yang menguntungkan, dan ketentuan pengiriman yang sesuai.
Arti Sourcing:
Sourcing adalah proses mengidentifikasi dan menilai pemasok yang potensial untuk memastikan pasokan bahan baku yang dibutuhkan oleh pabrik makanan.
Ahli pembelian bertanggung jawab untuk mencari pemasok yang mampu menyediakan bahan baku dengan kualitas yang diinginkan, dalam jumlah yang tepat, dan pada waktu yang dibutuhkan.
Ini melibatkan riset pasar, analisis data pemasok, dan pertimbangan faktor-faktor seperti harga, kualitas, kapasitas, dan reputasi pemasok.
Arti Pemilihan Pemasok:
Pemilihan pemasok adalah proses evaluasi dan penentuan pemasok mana yang paling sesuai dengan kebutuhan pabrik makanan.
Ahli pembelian menilai berbagai pemasok berdasarkan kriteria yang telah ditentukan seperti:
- Kualitas Produk: Memastikan bahwa bahan baku memenuhi standar kualitas yang diperlukan untuk produksi.
- Harga: Negosiasi harga yang kompetitif untuk memastikan efisiensi biaya.
- Ketersediaan: Memastikan pemasok mampu memenuhi kebutuhan volume dan jadwal pengiriman.
- Keandalan: Menilai rekam jejak pemasok dalam hal ketepatan waktu pengiriman dan responsivitas terhadap masalah.
- Sertifikasi dan Kepatuhan: Memastikan pemasok mematuhi regulasi dan standar industri, termasuk sertifikasi keamanan pangan dan lingkungan.
Tanggung Jawab Tambahan:
- Negosiasi Kontrak: Menyusun dan menegosiasikan kontrak dengan pemasok untuk menetapkan syarat dan ketentuan pembelian.
- Manajemen Hubungan Pemasok: Membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan pemasok untuk memastikan kerjasama jangka panjang yang saling menguntungkan.
- Audit dan Penilaian Berkala: Melakukan audit rutin dan penilaian kinerja pemasok untuk memastikan kualitas dan kepatuhan terus terjaga.
- Manajemen Risiko: Mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan rantai pasokan, termasuk ketidakstabilan harga, perubahan regulasi, dan gangguan pasokan
3. Pengadaan Bahan Baku
- Pemesanan: Membuat dan memproses pesanan pembelian (purchase order) berdasarkan kebutuhan yang telah diidentifikasi.
- Pengaturan Pengiriman: Mengatur logistik dan pengiriman barang untuk memastikan barang diterima tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.
4. Manajemen Hubungan Pemasok
- Komunikasi: Menjaga komunikasi yang baik dengan pemasok untuk memastikan kualitas, kuantitas, dan pengiriman sesuai dengan kesepakatan.
- Evaluasi Kinerja: Melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja pemasok untuk memastikan mereka memenuhi standar perusahaan.
5. Pengelolaan Inventaris
- Pemantauan Stok: Memantau tingkat persediaan bahan baku dan melakukan pemesanan ulang jika diperlukan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
- Koordinasi dengan Gudang: Bekerja sama dengan tim gudang untuk mengelola penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan baku.
6. Pengendalian Biaya
- Analisis Biaya: Menganalisis dan mengontrol biaya pembelian untuk memastikan efisiensi biaya dan anggaran.
- Optimalisasi Proses: Mengidentifikasi dan mengimplementasikan strategi untuk mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas.
7. Pemantauan Kualitas Bahan Baku
- Kualitas Produk: Bekerja sama dengan tim kualitas untuk memastikan bahan baku yang diterima memenuhi spesifikasi dan standar kualitas yang ditetapkan.
- Penanganan Masalah: Mengatasi masalah kualitas dengan pemasok dan mengelola pengembalian atau klaim jika diperlukan.
8. Dokumentasi dan Pelaporan
- Dokumentasi Transaksi: Memastikan semua transaksi pembelian didokumentasikan dengan benar dan lengkap.
- Pelaporan: Menyusun laporan pembelian, analisis biaya, dan kinerja pemasok untuk manajemen.
9. Kepatuhan dan Regulasi
- Kepatuhan Hukum: Memastikan semua kegiatan pembelian mematuhi peraturan dan regulasi yang berlaku, termasuk aspek lingkungan dan kesehatan.
- Standar Etika: Menjaga standar etika yang tinggi dalam semua interaksi dengan pemasok dan pihak ketiga.
Kesimpulan
Ahli Pembelian di pabrik makanan memiliki tanggung jawab yang luas mulai dari identifikasi kebutuhan pembelian, sourcing dan pemilihan pemasok, pengadaan bahan baku, hingga pengelolaan inventaris dan pengendalian biaya.
Mereka juga berperan dalam memastikan kualitas bahan baku dan menjaga hubungan baik dengan pemasok. Selain itu, ahli pembelian harus mematuhi regulasi yang berlaku dan menjaga standar etika yang tinggi.
Tugas-tugas ini sangat penting untuk menjaga kelancaran produksi dan keberhasilan operasional pabrik makanan.
No comments