Macam - Macam Staff Administrasi dan Tugasnya yang ada di Dalam Perusahaan.
Pengertian Tentang Administrasi.
Hampir setiap Instansi atau Kantor pasti memahami apakah itu arti tentang sebuah Administrasi, sehingga tidak sedikit Instansi atau perusahaan memungkinkan akan membutuhkan pekerja atau karyawan untuk mengurusi di bidang Administrasi.
Arti Administrasi berdasarkan Etimologi berasal dari istilah bahasa Latin yaitu Ad yang berarti Intensif dan ministrate jika di terjemahkan ke bahasa Indonesia artinya melayani serta memenuhi.
Sedangkan Arti atau pengertian Administrasi secara arti luas adalah Suatu perencanaan, Menyelenggarakan, kegiatan, Mengorganisir dan mengawasi pekerjaan - pekerjaan yang berkaitan dengan aktifitas yang ada di perusahaan atau Instansi itu sendiri.
Fungsi dari Staff Administrasi di Perusahaan.
Pada Dasarnya Siapakah Staff Administrasi yang ada di dalam perusahaan atau Pabrik Industri ?
Staff Administrasi adalah pekerja atau karyawan yang bekerja di dalam pabrik Industri yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk bekerja di bidang Administrasi di bagian tertentu di dalam pabrik Industri itu sendiri.
Dan tentunya sebagai pekerja Staff Administrasi tersebut akan selalu mengurusi aktifitas Administrasi yang ada di dalam Divisi atau Bagian tertentu untuk membantu job dari pimpinan di Divisi tersebut.
Adapun Fungsi Staff Administrasi di Perusahaan atau Pabrik Industri adalah sebagai berikut :
- Dengan adanya Seorang Staff Administrasi di Perusahaan, Maka Semua Aktifitas pekerjaan di dalam Perusahaan tersebut yang berhubungan dengan Manajemen akan lebih menjadi ringan.
- Dengan Adanya pekerja staff administrasi, maka arsip, file dan dokumen yang di butuhkan perusahaan akan lebih mudah terorganisir dengan baik dan lebih memudahkan untuk mengontrol kondisi file, arsip dan dokumen penting tersebut.
- Petugas staff administrasi bisa membantu semua kegiatan atau aktifitas kerjasama dengan divisi atau bagian lain yang ada di dalam perusahaan sehingga kerjasama tersebut lebih terarah dan terstruktur dengan baik.
- Dengan adanya pekerja sebagai staff adaminsitrasi, maka semua pekerjaan yang ada di dalam perusahaan atau divisi bisa di selesaikan dengan Efektif dan efisien.
- Seorang staff administrasi bisa melakukan penyelesaian semua pekerjaan yang ada di dalam divisi perusahaan dengan baik dan cepat karena adanya sistem managemen yang tepat dari pimpinan perusahaan.
Baca Juga :
Tugas Umum Staff Administrasi.
Secara Umum Tugas Sebagai Staff Administrasi Perusahaan adalah sebagai berikut :
1) Melakukan Pengarsipan Data Penting.
Semua data penting yang ada di dalam Divisi atau Perusahaan Kantor tempat bekerja harus di arsip atau di simpan di beberapa File penting, agar di suatu saat di butuhkan kembali, maka Data tersebut bisa di buka atau di lihat kembali.
2) Melakukan Perekapan Data.
Semua Data Penting yang di butuhkan oleh Perusahaan akan di rekap oleh seorang Staff Administrasi agar semua data tersebut terekam di dalam sebuah data penting.
Data - data tersebut tentunya sangat penting untuk perkembangan dan kemajuan dari divisi di dalam perusahaan yang kemudian bisa di jadikan sebagai alat analisa oleh Divisi di dalam perusahaan tersebut.
3) Pembuatan Semua Agenda kantor.
Setiap kantor pasti tidak bisa terlepas dari sebuah schedule aktifitas atau kegiatan rutin yang selalu di lakukan baik secara harian, mingguan, bulanan maupun Tahunan.
Untuk mempermudah pengaturan jadwal atau schedule aktifitas di dalam perusahaan tersebut, maka sebagai seorang Staff Administrasi akan membuat agenda Kantor sehingga setiap ada jadwal kegiatan, sebagai staff Adminsitrasi bisa mengingatkan.
4) Menerima atau Mengangkat adanya Panggilan Telepon.
Di setiap Divisi atau Kantor atau Pabrik Industri Perusahaan pasti akan selalu membutuhkan Informasi atau Komunikasi perkembangan yang berhubungan dengan Internal maupun eksternal perusahaan.
Dengan demikian di setiap Divisi akan selalu di siapkan Telepon sebagai sarana menyambung komunikasi dan Informasi antar member di Internal maupun Eksternal Perusahaan.
Di saat pimpinan perusahaan atau Divisi tersebut tidak ada di tempat atau tidak stand by di tempat, maka sebagai Seorang Staff Administrasi harus bisa menyambung komunikasi dengan orang yang ingin berkomunikasi melalui Telepon tersebut.
5) Menyiapkan Keperluan Akomodasi untuk semua Kunjungan Kerja.
Ada divisi atau bagian tertentu di dalam perusahaan yang biasa mengadakan Kunjungan Kerja ke luar perusahaan, dan tentunya hal tersebut membutuhkan segala persiapan dan pembekalan.
Untuk mempersiapkan segala Akomodasi kebutuhan yang akan di butuhkan karyawan untuk melakukan kunjungan kerja tersebut akan di persiapkan oleh Staff Administrasi.
6) Memastikan Adanya Persediaan Alat Tulis Kantor ATK.
Setiap kegiatan atau aktifitas yang terjadi di dalam kantor, Instansi, Perusahaan atau Pabrik Industri tidak bisa lepas dari yang namanya Tulis menulis, Print Out, Foto Copy, dan lain sebagainya.
Untuk menyiapkan dan mengkoordinir semua kebutuhan Alat Tulis Kantor di divisi tersebut akan di persiapkan oleh Staff Administrasi Kantor.
Sehingga dengan demikian semua kebutuhan yang berhubungan dengan peralatan Tulis Kantor akan lebih mudah terpenuhi dan tersedia dengan mudah dan cepat.
Staff Administrasi akan selalu mengondisikan Perlengkapan alat tulis kantor selalu sedia dan ada untuk di gunakan oleh para pekerja lainnya.
Demikian sedikit ulasan tentang Tugas Umum sebagai seorang Staff Administrasi Kantor atau Perusahaan Pabrik Industri.
Macam - Macam Staff Admin.
Adapun Contoh Macam - Macam Staff Administrasi yang ada di dalam Perusahaan adalah sebagai berikut :
Petugas Staff Administrasi di Bidang Keuangan.
Staff Administrasi Keuangan merupakan seorang Pekerja atau karyawan di dalam Perusahaan atau pabrik Industri yang bekerja di dalam Bagian Keuangan.
Sedangkan untuk Tugas kewajiban seorang Staff Administrasi Keuangan di Perusahaan adalah seperti berikut :
- Melakukan Koordinasi adanya kebijakan tentang Administrasi Keuangan yang ada di Perusahaan.
- Melakukan pengelolaan serta mengerjakan tugas yang berhubungan dengan tagihan - tagihan.
- Melakukan adanya setoran, Menentukan jumlah setoran, menangani adanya pembayaran atas kewajiban yang harus di lakukan oleh perusahaan, Melakukan pembukaan adanya rekening perusahaan.
- Melakukan pengurusan adanya surat berharga yang di miliki oleh perushaan.
- Melakukan Perencanaan Keuangan adanya peminjaman, pembayaran, Pengeluaran serta penerimaan.
- Melakukan pengyusunan tentang semua informasi yang berhubungan dengan keuangan Perusahaaan.
Petugas Staff Administrasi di Bidang Marketing.
Pekerja atau karyawan di dalam Perusahaan atau pabrik Industri yang bekerja di dalam Bagian Marketing di sebut Staff Administrasi Marketing.
Sedangkan Tugas atau kewajiban Sebagai pekerja Staff Administrasi Marketing di Perusahaan adalah seperti berikut ;
- Melakukan pengarsipan adanya bukti atas tanda tangan dari konsumen yang telah melakukan transaksi.
- Melakukan pengecheckan Jumlah barang dan kondisi barang yang akan di kirim.
- Melakukan pencatatan adanya semua alamat pengiriman barang ke konsumen.
- Melakukan pencatatan smeua nama ekspedisi yang ada di dalam kota atau negara.
- Menyerahkan semua surat jalan yang di butuhkan oleh konsumen atau pelanggan.
- Memberikan Nota Penjualan.
- Melakukan pencatatan tentang semua barang dan jumlah total yang harus di bayarkan oleh konsumen.
Petugas Staff Administrasi di Bagian Gudang.
Staff Administrasi Gudang merupakan seorang Pekerja atau karyawan di dalam Perusahaan atau pabrik Industri yang bekerja di dalam Bagian Gudang.
Adapun Tugas Staff Administrasi Gudang adalah sebagai berikut :
- Melakukan analisa adanya trend sales yang berkembang.
- Melakukan pemesanan barang.
- Melakukan klaim adanya pembayaran yang masuk dan pembayaran keluar.
- Melakukan pemeriksaan adanya jumlah barang yang ada di dalam gudang.
- Melakukan Perekapan data adanya pemesanan barang.
Petugas Staff Administrasi di Bagian HRD.
Staff Administrasi HRD ( Human Resource Development) merupakan seorang Pekerja atau karyawan di dalam Perusahaan atau pabrik Industri yang bekerja di dalam Bagian Divisi HRD Human Reseource Development.
Adapun Tugas Sebagai Seorang Staff Administrasi HRD adalah sebagai berikut ;
- Melakukan pencatatan adanya peminjaman karyawan.
- Melakukan pencatatan semua jumlah lemburan karyawan atau pekerja.
- Melakukan pencatatan adanya cuti dari karyawan atau pekerja.
- Mengjurus Semua kebutuhan pengembangan karyawan seperti pelatihan dan training pengetahuan wawasan.
- Melakukan rekap absen karyawan setiap hari.
- Melakukan rekap dara lemburan dan gaji karyawan.
- Dan lain sebagainya.
Demikian sedikit Contoh Macam - Macam Staff Administrasi yang ada di dalam Perusahaan, Instansi atau pabrik Industri.
Tips Sukses Menjadi Seorang Staff Administrasi di Perusahaan.
Sebagai Seorang Staff Administrasi di sebuah Perusahaan adalah harus :
- Sebagai Staff Administrasi harus bisa mengoperasikan Komputer dengan baik.
- Sebagai Staff Administrasi harus bisa mengoperasikan semua Microsoft Office seperti Word,Excel dan lain sebagainya.
- Harus mampu menjaga Hubungan dan kerja sama yang baik dengan pekerja lainnya.
- Sebagai seorang Staff administrasi harus bisa membuat dan menentukan skala prioritas pekerjaan.
- Sebagai seorang staff admin harus mempunyai jiwa disiplin waktu.
- Staff Administrasi harus bisa menjaga Stamina Kesehatan diri sendiri.
- Staff Administrasi harus bisa membuat daftar agenda pekerjaan.
No comments