TUGAS STAFF ADMINISTRASI DI PERUSAHAAN

Apakah tugas sebagai Staff Administrasi di sebuah perusahaan ?

Administrasi merupakan salah satu job pekerjaan yang sangat penting di dalam sebuah Instansi atau kantor, di perusahaan maupun di pabrik Industri.

Sehingga dengan sangat pentingnya pekerjaan tersebut, maka peluang sebagai administrator di sebuah Instansi atau perusahaan sangat terbuka lebar bagi anda yang mempunyai bakat dan kompetensi di bidang tersebut.

Secara Umum, Staff Administrasi memiliki tugas untuk membantu pekerjaan di departemen atau divisi perusahaan dari segi administrative.

Setiap perusahaan berbeda - beda bidang usahanya sehingga Tugas secara di lapangan tentunya juga berbeda - beda tergantung kebutuhan dari perusahaan tersebut.

Contoh Departement atau divisi di sebuah Perusahaan Pabrik Industri adalah sebagai berikut :

• Departement atau divisi Produksi
• Departement atau divisi Enginering.
• Departetment atau divisi HRD.
• Departement atau divisi GA.
• Departement atau divisi PPC.
• Departement atau divisi WT.
• Dan lain sebagainya.

Adapun Tugas lain dari seorang Staff Administrasi adalah sebagai berikut :

1) Melakukan Rekap Data.

Data - data penting yang ada di sebuah departement atau divisi perlu untuk di rekap ulang agar histori dari data tersebut tidak hilang, sehingga jika suatu saat data tersebut di butuhkan, bsa di lihat kembali.

Data - data yang perlu di rekap pastinya berbeda - beda tergantung jenis transaksi atau peristiwa yang sedang terjadi di departement tersebut.

Contoh data - data yang harus di rekap seperti berikut :

• Data pembelian barang ke supplier
• Data harga barang yang sudah di beli ke supplier.
• Data jumlah total pencapaian produksi di setiap harinya.
• Data Penggunaan barang pada setiap harinya.
• Data pengeluaran barang pada setiap harinya.
• Dan lain sebagainya tergantung dari kepentingan di departement masing - masing.

Merekap data bisa di katakan mempermudah pendataan terhadap barang, aktifitas maupun pekerjaan yang sudah dilakukan agar data aktifitas tersebut terekap dengan rapih dan mudah untuk di pahami.

2) Menyimpan Data.

Setelah melakukan Rekap Data aktifitas yang sudah terjadi, langkah berikutnya adalah Melakukan Penyimpanan Data tersebut di dalam File Khusus Komputer.

Menyimpan data di dalam file komputer dengan tujuan histori data akan tersimpan secara soft ware sehingga suatu saat di butuhkan, maka data tersebut bisa di buka dan di lihat kembali.

Setiap data untuk barang, aktifitas maupun pekerjaan tentunya mempunyai tampilan yang berbeda di dalam penyimpanan file, agar tidak membuat rancu pada saat di butuhkan oleh pimpinan Departetmen atau Pimpinan Divisi.

3) Mengelola Dokumentasi Data.

Setiap data yang sudah di Rekap dan di simpan didalam file komputer oleh Staff Administrasi terkadang ada yang perlu untuk di dokumentasi secara hard copy atau di photo kopi sebagai data secara fisik.

Setiap dokumetasi data tentunya berbeda - beda tergantung dari jenis aktifitas atau pekerjaan atau barang yang perlu di dokumentasikan.

Setiap data di print out dan di simpan ke dalam bantek dan Usahakan di bantek tersebut di beri identitas, sehingga para member di departement tersebut mudah untuk mencari data tersebut jika sedang membutuhkan.  

Selain itu juga, sebagai Tugas Staff Administrasi adalah merawat dan memelihara dokumentasi data tersebut agar tidak hilang, tidak berantakan dan tidak rusak.

4) Membuat Agenda Aktifitas.

Agenda Aktifitas setiap departement setelah di tanda tangani oleh Pimpinan Departemen atau divisi kemudian di buat oleh Staff Administrasi untuk di agendakan di setiap harinya.

Sebagai Tugas Staff Administrasi setiap hari biasanya ikut mengingatakan kepada member Departemen atau Divisi tentang agenda aktifitas atau pekerjaan pada setiap hari.

Sehingga dengan adanya Tugas Staff Administrasi tersebut anggota atau karyawan departement di perusahaan tersebut sangat terbantu.

Contoh agenda aktifitas di sebuah departement adalah sebagai berikut :

• Jadwal Meeting Internal Departement.
• Jadwal Meeting dengan eksternal Departement.
• Jadwal kujungan ke luar kota.
• Jadwal Training Karyawan.
• Jadwal aktifitas Internal perbaikan.
• Dan lain sebagainya.

5) Menyediakan Alat Tulis Kantor.

Tugas Staff Administrasi yang lainnya adalah melakukan penyediaan alat Tulis Kantor di dalam divisi atau departemen internalnya.

Setiap Aktifitas pekerjaan pasti membutuhkan yang namanya alat tulis kantor, karena alat tulis kantor merupakan sarana penting yang tidak bisa terpisah dari aktifitas perkantoran.

Sebagai staff administrasi di kantor atau perusahaan tentunya menyiapkan segala kebutuhan alat tulis kantor di departementnya merupakan hal yang biasa di lakukan setiap harinya. 

6) Menerima Panggilan Telepon.

Selain mengerjakan pekerjaan pembukuan, seorang Tugas Staff Administrasi juga mengerjakan penerimaan panggilan Telepon yang masuk ke dalam departemennya.

Hal tersebut di lakukan karena terkadang Pekerja atau karyawan tidak ada di ruang kerjanya atau karena kondisi pekerja sedang melakukan pekerjaan yang tidak bisa di tinggalkan.

Dengan kondisi tersebut, maka Tugas Staff Administrasi adalah menghandle penerimaan panggilan telepon tersebut.

KETRAMPILAN STAFF ADMINISTRASI

Sebagai seorang Staff Administrasi harus mempunyai beberapa ketrampilan sebagai basic dasar agar bisa bekerja di sebuah departemen atau kantor perusahaan.

Ketrampilan yang harus di miliki oleh Seorang Staff Administrasi adalah sebagai berikut :

1. Bisa Mengoperasikan Komputer.

Sebagai Seorang Staff Administrasi tentunya harus mahir menguasai dan mengoperasikan komputer, karena memang pekerjaan utamanya adalah di depan komputer.

Selain bisa mengoperasikan komputer, tentunya seorang Staff administrasi juga harus menguasai beberapa program komputer yang sering di gunakan di perkantoran seperti Excel, Power Point, Word, dan lain sebagainya.

2. Staff Administrasi Harus Teliti.

Berhubung pekerjaan sebagai staff administrasi adalah dengan data, maka mempunyai karakter Teliti merupakan modal penting sebagai staff administrasi.

3. Staff Administrasi harus Tenang dan Cermat.

Sebagai seorang staff administrasi harus mudah tenang dan cermat, karena seorang Staff administrasi selalu bekerja di bawah tuntutan kecepatan dan tekanan dari pimpinan departementnya.

Hal tersebut karena hasil pekerjaannya staff Administasi yang di berikan kepada atasannya merupakan hasil langsung yang akan di pertanggung jawabkan pimpinan departement tersebut kepada perusahaan.

4. Staff Administrasi harus Dapat Bekerjasama.

Seorang Staff  Administrasi sering bertemu dan melayani dengan berbagai karakter manusia atau pekerja di dalam departementnya tersebut, sehingga dengan beragam karakteristik tersebutlah seorang staff  Administrasi di tuntut untuk bisa menjalin kerjasama yang harmonis.

FUNGSI TUGAS STAFF ADMINISTRASI 

Dengan adanya Staff Adminitrasi tentunya membuat pekerjaan di departement atau di perusahaan menjadi lebih ringan karena tugas yang di lakukan berkenaan dengan management perusahaan atau departement.

Adapun Fungsi Tugas Staff Administrasi adalah sebagai berikut ;

• Perngarsipan dokumen dan data di dalam departement lebih terorganisir dengan baik dan lebih memudahkan pekerjaan semua member departement.
• Semua pekerjaan bisa di bagi sesuai kapasitas masing - masing pekerja.
• Semua tugas pekerjaan kantor atau departement bisa di selesaikan dengan baik karena adanya manajemen khusus di bidang administrasi.
• Semua aktifitas bisa terarah dan terstruktur dengan baik karena ada sistem pengaturannya tepat.

Demikian sedikit ulasan tentang Tugas Staff Administrasi di Perusahaan.