TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS GUDANG SPARE PART MESIN DI PABRIK INDUSTRI

Dengan adanya mobilisasi yang tinggi, Sebuah pabrik industri atau perusahaan di tuntut tinggi untuk bisa mampu bersaing dengan antar competitor di bidang dunia usaha dalam menciptakan produknya.

Salah satu kunci utama sebuah pabrik industri atau perusahaan bisa bersaing ketat dan bisa berkembang maju adalah ketersediaan Spare Part Mesin yang siap pakai.

Karena mesin produksi merupakan aspek terpenting di dalam pabrik industri untuk bisa menciptakan barang produksi.

Sehingga dengan sangat pentingnya mesin produksi tersebut, maka salah satu strategi untuk menjaga dan merawat supaya mesin produksi itu bisa terus optimal dan maksimal adalah dengan menyiapkan Spare Part untuk onderdill mesin secara kontinue.

Sedangkan Spare Part Mesin itu sendiri adalah Bagian - bagian atau Part dari mesin produksi yang secara sengaja di Siapkan sebagai Spare atau stock sebagai pengganti jika part utama yang di mesin mengalami kerusakan.

Dan tentunya kondisi barang atau onderdill yang ada di gudang spare part  menyesuaikan dengan kondisi dan jumlah kebutuhan sesuai dengan part yang terpasang di mesin produksi.

Di dalam pabrik industri, karena Gudang Penyimpanan Spare Part Mesin produksi merupakan bagian yang terpenting maka di perlukan management yang khusus di bidang Spare Part tersebut.

Karena Mesin Produksi di kebanyakan pabrik industri di percayakan atau di handling oleh sebuah Divisi Engineering, maka secara otomatis Management Gudang Penyimpanan Spare Part mesinpun merupakan Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Engineering.

Di dalam Divisi Engineering ada beberapa Section Teknisi yang di pimpin oleh Section Head Teknisi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab berdasarkan keahliannya masing - masing yaitu :

• Section Mekanik yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai Teknisi di bidang mekanikal mesin produksi.
• Section Elektrik yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai Teknisi di bidang Elektrikal mesin produksi.
• Section Spare Part yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai Petugas khusus di bidang management penyimpanan Spare Part mesin produksi.
• Section Vehicle yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai Teknisi Alat Angkat dan Angkut atau alat transportasi di dalam pabrik industri.
• Section Utility yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai Teknisi di bidang Sumber Energi di dalam pabrik industri.
• Section Instrument yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai Teknisi di bidang Instrumentalis mesin produksi.
• Section Development yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai Teknisi di bidang Pengembangan dan Pembuatan mesin Produksi.
• Section Work Shop yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai Teknisi di bidang Cutting tool atau pengoperasian cutting tool seperti mesin bubut, welding, milling, slotter, dan lain - lainnya.
• Section Sipil yaitu Kumpulan para tenaga ahli sebagai tenaga ahli di bidang pembangunan dan pengembangan sarana dan prasarana di lingkungan pabrik industri, seperti toilet, rest room, perbaikan jalan, dan lain - lainnya.
• Section listrik Instalasi yaitu Kumpulan para tenaga ahli di bidang kelistrikan di lingkungan pabrik industri.

Dari sekian banyak section mempunyai area kerja masing - masing serta mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda - beda tergantung jenis keahliannya dari mesin produksi.

Dari sekian Banyak section teknisi tersebut juga mempunyai barang atau part onderdill untuk mesin produksi yang kondisi spare partnya di simpan dan di kelola di dalam satu ruangan yaitu Spare Part Room atau Gudang Penyimpanan Spare Part.

Sedangkan Pengelola atau PIC ( Person In Charge ) dari Spare Part Room ini di percayakan kepada Petugas Gudang penyimpanan Spare Part Mesin.

Sedangkan Tugas pokok dari Section atau bagian Petugas Gudang Spare Part Mesin di pabrik industri adalah sebagai berikut :

• Mendata barang - barang atau spare part mesin produksi dari segi Nama barang, Type Barang, Jumlah barang dan Penggunaan barang untuk section mana barang tersebut di gunakan.
• Menginformasikan kepada section terkait tentang kondisi pemakaian barang dan stock barang yang masih ada.
• Menerima dan mendata barang yang datang dari supplier atas orderan dari section terkait.
• Menata dan merapikan kondisi penataan lay out Spare Part Room.
• Melayani kepada member Section yang akan mengambil atau menggunakan barang Spare Part.

Adapun Tanggung Jawab dari Section atau bagian Petugas Gudang Spare Part Mesin adalah sebagai berikut :

• Menjaga Keamanan dan kondisi Barang Spare Part.
• Menjaga Kebersihan Area Gudang Penyimpanan Spare Part.
• Menjaga dan mendata Keluar masuknya barang atau part di Gudang Penyimpanan Spare Part.
• Melakukan Stock Opname terhadap kondisi Spare Part bersama member section yang menyimpan Spare Part di gudang tersebut setiap satu tahun sekali.

Adapun hal - hal yang di lakukan setiap hari oleh member petugas gudang Spare Part Mesin di pabrik industri adalah sebagai berikut :

1) Senam Sebelum Memulai Bekerja.

Maksud dari melakukan Senam Sebelum bekerja adalah untuk :

• Sebagai pemanasan organ tubuh agar siap melakukan pekerjaan atau rutinitas harian.
• Untuk pembugar anggota tubuh agar tidak terjadi cidera otot karena masih kaku pada saat bekerja.
• Sebagai penyemangat secara jasmani sebelum bekerja.

2) Melakukan Briefing Sebelum Bekerja.

Melakukan Briefing sebelum bekerja adalah salah satu sarana untuk menyampaikan informasi dan komunikasi tentang perkembangan dan kegiatan sehari -hari yang di lakukan member petugas penyimpanan Spare Part Mesin produksi.

Adapun tujuan Petugas Spare Part Mesin melakukan briefing sebelum melakukan pekerjaan adalah sebagai berikut :

• Menyampaikan informasi tentang barang datang dari supplier dari segi nama barang, type barang, jumlah barang, barang untuk section terkait, beserta petugas penerima barang.
• Menyampaikan informasi tentang lay out barang jika ada masalah atau perubahan tata letak penyimpanan barang.
• Menyampaikan masalah - masalah yang di alami member petugas spare part di saat bertugas, seperti penanganan barang yang tidak terdata, barang yang berlebihan, barang yang mempunyai tempat double, dan lain - lainnya.
• Menyampaikan tentang perkembangan di dalam divisi Teknisi.
• Menyampaikan tentang perkembangan di dalam perusahaan.

3) Mengerjakan Administrasi Job.

Sebagai petugas di bagian gudang spare part mesin produksi, mengerjakan administrasi merupakan hal terpenting di dalam pekerjaan sehari - hari. Karena tugas pokok sehari - hati di gudang spare part mesin cenderung membutuhkan data - data yang harus di file.

Adapun contoh pekerjaan yang di lakukan oleh Petugas Spare Part Mesin di dalam administrasi job tersebut adalah sebagai berikut :

• Meng - Input data barang yang datang meliputi data supplier pengirim, section pengorder barang, nama barang yang datang, jumlah barang, type barang, area tempat menyimpan barang, dan lain - lainnya.
• Meng-Input Barang yang keluar dari gudang penyimpanan atau barang yang di ambil oleh pemakai atau section terkait yang meliputi, Nama barang yang di ambil, area barang tempat mengambil, jumlah barang yang di ambil, type barang yang di ambil, Nama pengambil, section pengambil, Barang akan di pakai di mesin mana, dan lain - lainnya.
• Meng-Input Jenis barang yang stocknya sudah habis meliputi, Nama barang, pemilik barang di section mana, type barang, penggunaan barang untuk mesin di mana, Minimal stock barang yang harus ada berapa banyaknya.
• Meng-Input Barang yang sudah mendekati minimal stock yang nanti akan di informasikan kepada section pemakai.
• Meng-Input data absensi member petugas Gudang Spare Part setiap hari yang meliputi, jam masuk, jam kepulangan, member yang tidak masuk, member yang ijin kerja, member yang mengajukan cuti, dan lain - lainnya.
• Meng-Input Barang yang akan di order ke supplier yang meliputi, Nama barang, type barang, jumlah barang yang akan di order, budget atau harga barang yang akan di order, section yang order, nama supplier yang akan di tunjuk, dan lain - lainnya.

4) Melakukan Job di Lapangan.

Melakukan Job di lapangan dengan maksud bahwa sebagai petugas gudang spare part harus bersentuhan dengan barang atau spare part secara langsung di area gudang.

Beberapa contoh petugas Spare Part Mesin melakukan tugas di lapangan atau di area gudang penyimpanan barang spare part Mesin adalah sebagai berikut :

• Melakukan kebersihan dan perawatan di area sekitar gudang penyimpanan spare part mesin produksi sebagai mana layaknya melakukan sistem 5 S ( Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, Shitsuke. )
• Mengecheck barang datang dari supplier secara langsung serta memastikan apakah barang datang tersebut sesuai dengan orderan atau tidak.
• Menanda tangani surat jalan barang datang dari supplier.
• Memberi label pada barang yang baru datang untuk di simpan pada rak penyimpanan barang sesuai lokasi atau area barang tersebut.
• Melayani pengambilan barang yang di butuhkan oleh member section teknisi yang akan di gunakan pada perbaikan di mesin produksi.
• Meng-Input atau mereport barang - barang yang sudah di ambil oleh member teknisi untuk masuk ke data stock barang.
• Melakukan konfirmasi kepada section teknisi sebagai yang pengguna sekaligus pemilik barang spare part tentang adanya kedatangan barang dan meminta tanda tangan kepada section teknisi tersebut. 

5) Melakukan Komunikasi dan Informasi kepada Section Head Teknisi.

Melakukan komunikasi dan informasi kepada member section teknisi adalah menginformasikan kondisi barang dan sirkulasi barang yang keluar masuk ke gudang spare part kepada pengguna atau member teknisi.

Section head teknisi adalah pimpinan tertinggi di section teknisi yang mempunyai barang spare part mesin produksi yang di simpan di gudang penyimpanan spare part yang di kelola oleh Petugas spare part tersebut.

Adapun contoh bentuk informasi dan komunikasi antara petugas gudang Spare Part Mesin dengan section head Teknisi tersebut adalah sebagai berikut :

• Menginformasikan kepada pimpinan section teknisi atau section head tentang kedatangan barang atas orderan dari section teknisi tersebut.
• Menginformasikan kepada section head teknisi tentang kondisi stock barang yang ada di area penyimpanan sehingga section head teknisi bisa merencanakan kapan akan order kembali barang tersebut.
• Menginformasikan kepada section head teknisi tentang sirkulasi barang yang keluar masuk di setiap hari.
• Menginformasikan kepada section head teknisi terkait tentang adanya peminjaman barang oleh section head teknisi yang lain.
• Menginformasikan kepada section head tentang schedule stock opname barang spare part.
• Komunikasi tentang pengorderan barang spare part yang meliputi budget harga barang yang akan di order ke supplier barang.
• Dan Lain - lainnya.

Demikianlah sedikit ulasan tentang Tugas dan Tanggung Jawab Petugas Gudang Spare Part Mesin di Pabrik Industri.