APAKAH ITU QCC ATAU GKM DAN LANGKAH LANGKAH DI DALAM QCC

Apakah yang di maksud dengan QCC atau GKM....???
QCC Adalah singkatan dari Quality Control Circle.
GKM Adalah singkatan dari Gugus Kendali Mutu.

QCC atau GKM adalah sebuah team, group atau kelompok organisasi yang mempunyai aktifitas pekerjaan  yang berhubungan dengan pengendalian kualitas dan peningkatan kualitas produk, kualitas skill, dan kualitas mesin penunjang produksi, dengan menyelesaikan masalah yang terjadi.

Team Qcc atau Gkm mempunyai struktur organisasi resmi yang di bentuk berdasarkan  keputusan bersama di dalam sebuah organisasi seperti pabrik atau perusahaan, Dan Hal tersebut di ketahui oleh pihak management.
Struktur kepengurusan Team Qcc atau Gkm terdiri dari Fasilitator, Ketua, Sekretaris dan Anggota.

Adapun Fungsi kepengurusan dari struktur tersebut adalah sebagai berikut ;

• Fasilitator Adalah Pimpinan tertinggi di team Qcc tersebut yang berfungsi untuk memfasilitasi segala bentuk kegiatan di team Qcc tersebut, baik yang berhubungan dengan External maupun Internal di Organisasi.
• Ketua Adalah Sebagai motor penggerak di team Qcc yang berperan untuk menggerakkan semua anggotanya supaya berperan aktif dalam aktifitas pertemuan ber -Qcc, Memimpin berlangsungnya pertemuan - pertemuan Qcc, Membagi tugas - tugas dalam pengerjaan job di dalam ber - Qcc.
• Sekretaris adalah Sebagai Notulen risalah di setiap aktifitas pertemuan team Qcc, Mengagendakan segala bentuk aktifitas di setiap pertemuan, Dokumentasi segala isi pembahasan dari setiap pertemuan.
• Anggota adalah Sebagai team Sumbang Saran, masukan, inputan semua pembahasan di setiap pertemuan, sebagai team work di lapangan.

Setiap perusahaan atau pabrik industri yang berjiwa maju pasti mempunyai banyak team qcc atau gkm karena team ini sebagai team pemecah segala permasalahan yang di alami oleh perusahaan atau pabrik industri tersebut baik permasalahan dari segi produk , mesin produksi maupun man power. Dari menemukan akar masalah, menemukan solusi dari masalah tersebut, sampai menyelesaikan masalah tersebut. 

Tujuan dan maksud di bentuknya sebuah team Qcc atau Gkm adalah sebagai berikut :

• Untuk mengatasi permasalahan yang sedang terjadi secara kongkrit dan detail melalui analisa bersama dalam team.
• Untuk meningkatkan skill cara berkomunikasi dan berargumentasi dari setiap member team.
• Untuk meningkatkan jiwa mandiri dan percaya diri dari setiap member team tersebut.
• Untuk meningkatkan ilmu Pengetahuan secara luas dari setiap member team tersebut.
• Untuk meningkatkan Skill atau kemampuan bekerja  dari setiap member team tersebut. 
• Untuk meningkatkan cara bekerja sama di sebuah team work.

Adapun dampak dengan adanya aktifitas Qcc atau Gkm adalah sebagai berikut :

• Menghasilkan individu - individu pekerja yang handal, cerdas dan profesional dalam bidangnya.
• Adanya motivasi yang tinggi dari pekerja untuk lebih semangat dalam bekerja.
• Timbulnya semangat baru para pekerja untuk terus belajar meningkatkan skill baik dari segi management maupun dalam skill job lapangan.
• Adanya perasaan pekerja yang nyaman, aman, dan senang karena merasa di libatkan dalam sebuah kepentingan berstruktur.
• Adanya kerjasama yang baik antar individu dalam satu organisasi.
• Skill bekerja setiap Individu pekerja meningkat dari sebelumnya.
• Kualitas dari semua segi meningkat baik produk, mesin produksi maupun sumber daya manusia di perusahaan atau pabrik industri tersebut.
• Menurunya jumlah masalah yang terjadi di perusahaan tersebut.
• Cepat tertanganinya setiap masalah yang terjadi.
• Meningkatnya jumlah produktivitas perusahaan atau pabrik industri.

Dalam ber QCC setelah membentuk personil kepengurusan team langkah selanjutnya adalah menentukan schedule atau jadwal pertemuan, tempat pertemuan serta jam pertemuan untuk berkumpul bersama membahas langkah - langkah berikutnya.

 Berikut adalah Langkah - langkah yang di bahas dalam Team Qcc di setiap aktifitasnya yang di sebut dengan 8 Step atau  Langkah dan Melibatkan atau menggunakan 7 Tool :

8 Step atau Langkah terdiri dari :

• Menentukan Thema
• Menetapkan Target.
• Analisa Kondisi Yang Ada ( ANAKONDA)
• Analisa Sebab Akibat
• Rencana Penanggulangan
• Penanggulangan
• Evaluasi Hasil
• Standarisasi dan Tindak Lanjut

Yang di maksud 7 Tool terdiri dari :

• Check sheet atau sheet data
• Diagram Pareto
• Diagram pencar.
• Grafik.
• Control Chart.
• Fish Bone
• Histogram

1) Step atau Langkah Pertama ( MENENTUKAN THEMA ).

Thema adalah judul masalah yang akan di bahas yang timbul di lapangan atau di sekitar area kerja kita sehari hari di dalam perusahaan atau pabrik, yang di mana masalah tersebut harus di analisa penyebab masalahnya dan segera di tanggulangi agar akar masalah tersebut tidak terjadi kembali.

Masalah yang akan ditampilkan adalah semua masalah yang biasa terjadi atau yang sering terjadi di sekitar pekerjaan.di sesi ini semua anggota qcc bisa memberikan sumbang saran untuk menampilkan jenis - jenis masalah yang di alami bersama.

Dalam menentukan thema, data masalah yang di ambil adalah :

• Thema tidak berdasar kepada hasil keinginan bersama tetapi berdasar data yang actual.
• Judul Thema dari jenis masalah yang lebih spesifik atau masalah tunggal.
• Judul Thema berdasar masalah yang  dominan sering muncul.
• Masalah tersebut mempunyai pengaruh terhadap Safety, Quality, Cost, Delivery, Moral, Produktivity, Environment.
• Masalah yang terjadi karena  melampaui target dari perusahaan.
• Masalah yang terjadi karena tidak sesuai dengan standart yang ada.

Dalam menentukan thema ini alat yang bisa  di gunakan adalah :

• Grafik
• Check Sheet
• Histogram
• Control Chart
• Diagram Pareto

2) Step atau Langkah ke 2 ( MENETAPKAN TARGET ).

Setelah ketemu judul thema dalam langkah menentukan thema, maka langkah berikutnya adalah menetapkan target.  

Maksud dalam menetapkan target adalah Bahwa aktifitas team Qcc tersebut harus mempunyai target tertentu untuk menurunkan jumlah masalah yang di alami dari tinggi menjadi rendah, Merubah dari kondisi buruk menjadi baik, dll.

Dalam langkah menetapkan  target harus menggunakan kunci SMART :

• Spesifik, Bahwa judulnya harus jelas, Judul yang di gunakan spesifik atau tunggal ( tidak bisa di pecah lagi )
• Measurable , Nilai dan Satuannya untuk menetapkan target jelas, yaitu sekian persen..
• Achievable , Bahwa dari sekian persen target yang di tetapkan tersebut bisa di capai.
• Reasonable atau Realistik , Alasan untuk menetapkan target masuk akal.
• Time Base , Mempunyai waktu yang jelas dalam target menurunkan jumlah masalahnya.

Dalam menetapkan target mempunyai dasar atau mengacu kepada dasar penetapan target seperti :

• Adanya sejarah pernah mempunyai kondisi terbaik yang pernah tercapai.
• Adanya target yang sudah di tetapkan oleh pimpinan atau perusahaan.
• Adanya target dari permintaan konsumen di internal maupun eksternal perusahaan.
• Berdasarkan hasil data dari analisa bersama di lapangan.

Di dalam langkah  Menetapkan Target ini menggunakan tool berupa Diagram Pareto

3) Step atau Langkah ke 3 ( ANALISA KONDISI YANG ADA / ANAKONDA )

Setelah menemukan judul thema dan menetapkan target untuk menurunkan jumlah masalah yang terjadi maka langkah berikutnya adalah Analisa Kondisi yang Ada  yaitu aktifitas untuk melakukan pengecheckan langsung di lapangan secara actual dan lebih teliti pada saat terjadinya proses pekerjaan itu berlangsung atau yang biasa di sebut 2G ( Genba Gembutsu ).

Melakukan Analisa Kondisi yang Ada mempunyai tujuan sebagai berikut :

• Menemukan akar permasalahan yang benar - benar terjadi di saat proses pekerjaan berlangsung.
• Menemukan fakta yang benar - benar terjadi tentang adanya penyimpangan - penyimpangan atau hal hal yang abnormal.
• Mendapatkan Data yang benar - benar validasinya terjamin, karena datanya langsung dari lapangan terjadinya masalah.

Hal - hal yang di lakukan pada saat melakukan Analisa Kondisi yang Ada di lapangan oleh PIC adalah sebagai berikut :

• Lihat jenis masalah  yang terjadi kemudian persempit atau di break down kembali masalah tersebut.
• Check posisi atau tempat atau di proses mana yang terjadi masalah tersebut.
• Check dan tulis actual terjadinya masalah dari awal sampai selesai,sehingga bisa terdetect kapan dan bagaimana terjadinya masalah tersebut.
• Dokumentasikan secara fakta dari data - data yang di dapat dari adanya kondisi - kondisi yang abnormal dan adanya penyimpangan yang terjadi dari yang semestinya.
• Lihat dan rasakan atau ukur kemudian selidiki kondisi - kondisi yang abnormal atau adanya penyimpangan yang terjadi.
• Buatlah ringkasan dari fakta dan data hasil dari penyelidikan yang sebenarnya terjadi di lapangan.
• Kelompokkan adanya abnormal - abnormal tersebut berdasar kategorinya, dengan menggunakan 4M dan 1 L ( Man, Methode, Material, Machine, dan Lingkungan )

Hal - hal yang perlu di perhatikan dalam langkah Analisa Kondisi yang Ada ini adalah sebagai berikut :

• Biarkan fakta dan data yang membuktikan bahwa kondisi masalah yang terjadi sebenarnya seperti itu adanya.
• Jangan mengandalkan sebuah pengalaman atau sekedar berasumsi tentang terjadinya masalah di lapangan.
• Konsentrasi dan fokus terhadap aktifitas untuk mencari tahu tentang permasalahan yang terjadi sebenarnya secara pasti.
• Perbanyak data dan informasi baru di sekitar area permasalahan.
• Ketahui secara pasti kapan waktu terjadinya hal yang abnormal terjadi.

Di dalam langkah Analisa Kondisi Yang Ada / ANAKONDA ini menggunakan toll berupa Check Sheet, Grafik, Diagram Pareto.

4) Step atau Langkah ke 4 ( ANALISA SEBAB AKIBAT ).

Di dalam langkah ini semua member team QCC atau GKM dalam berdiskusi tidak harus di lapangan, namun bisa berdiskusi di ruangan atau tempat tertentu.

Setelah team QCC mendapatkan data lengkap dan akurat berdasar kejadian yang sebenarnya di lapangan berdasar langkah ke 3 Analisa Kondisi Yang Ada maka Langkah selanjutnya yaitu Meng- Analisa sebab akibat yang terjadi, dengan cara menyelidiki, mencari tahu dengan mencari akar penyebab terjadinya pokok masalah sehingga kita bisa menemukan korelasi antara akar masalah tehadap pokok masalah yang terjadi.

Dari pokok masalah atau masalah utama yang terjadi di lapangan, lakukan break down atau list up data penyebab - penyebab yang memungkinkan menyebabkan terjadinya masalah utama tadi sampai menemukan akar masalah yang tunggal dan tidak bisa di pecah lagi, Kemudian lakukan analisa apakah akar masalah yang tunggal tersebut mempunyai korelasi terhadap pokok masalah dengan menggunakan check sheet.

Di dalam langkah Analisa Sebab Akibat biasanya menggunakan tool berupa Fish Bone atau Diagram Tulang Ikan untuk mengurai atau mencari akar masalah dari penyebab terjadinya masalah utama atau masalah pokok.

5) Step atau Langkah ke 5 ( RENCANA PENANGGULANGAN ).

Rencana Penanggulangan maksudnya adalah Team QCC setelah menemukan akar permasalahan dari pokok masalah maka langkah selanjutnya adalah Team QCC melakukan Perencanaan Penanggulangan yang efektif, praktis dan tepat sasaran untuk menghilangkan masalah penyebab utama.

Di dalam langkah Rencana Penanggulangan ini team Qcc bisa menggunakan sistem 5W + 1H yaitu :

a) WHAT ( apa ).

Akar penyebabnya APA...akar penyebab yang di bahas adalah akar masalah yang tunggal yaitu akar masalah yang kita dapat dari uraian di Diagram Fish Bone ( ambil akar masalah dari cabang ranting yang paling akhir, jangan ambil akar masalah dari tengah atau awal cabang ranting ).
Kemudian APA solusinya...Solusi yaitu penyelesaian masalah atau mengatasi akar penyebab masalah tersebut.Di dalam kolom WHAT ini di isi jenis akar penyebab masalah.

b) WHY ( mengapa ).

Mengapa team QCC melakukan penyelesaian masalah tersebut..? Karena Team QCC mempunyai alasan atau target atau sasaran yaitu dengan tujuan menurunkan masalah yang terjadi dengan prosentase seperti Step atau Langkah ke 2 yaitu Menetapkan Target.
Di dalam kolom WHY ini di isi grafik target menurunkan jumlah dari akar penyebab masalah berbentuk prosentase.

c) WHO ( siapa ).

Siapa yang akan menjadi pelaksana dari aktifitas tersebut atau PIC yang bertanggung jawab  melaksanakan kegiatan penyelesaian akar masalah tersebut.

d) WHEN ( kapan ).

Kapan kegiatan tersebut akan segera di kerjakan ( di isi tanggal ,bulan dan tahun pelaksanaan ).

e) WHERE ( di mana ).

Tempat untuk melaksanakan aktifitas tersebut di mana.

f) HOW ( bagaimana ).

Bagaimana cara melaksanakan aktifitas tersebut, ini merupakan konsep aktifitas yang akan di laksanakan, terutama aktifitas penting yang mempunyai keterkaitan dengan keberhasilan dalam penyelesaian.

g) HOW MUCH ( berapa biaya yang di gunakan untuk melakukan aktifitas tersebut ).

Biaya yang di gunakan adalah asumsi pengeluaran biaya yang akan di gunakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Tool yang di gunakan di dalam langkah RENCANA PENANGGULANGAN ini adalah Check Sheet, Grafik, Diagram Pareto.

6) Step atau Langkah ke 6 ( PENANGGULANGAN ).

Pelaksanaan tindakan untuk menanggulangi penyebab masalah seperti :

• Lakukan penanggulangan sesuai rencana yang sudah di tetapkan bersama.
• Di dalam perjalanan penanggulangan selalu catat dan di data hal hal penting yang terjadi atau catat semua proses aktifitas penanggulangan tersebut. 
• Pastikan tidak terjadi masalah baru, Apabila terjadi masalah baru segera koordinasikan dengan team dan lakukan analisa dan rencana perbaikan berikutnya.
• Libatkan semua orang yang berhubungan dengan masalah tersebut baik orang internal maupun external divisi.
• Segera koordinasikan atau diskusikan dengan team QCC apabila menemukan ide baru atau gagasan baru di dalam perjalanan proses penanggulangan.

Di dalam langkah penanggulangan ini tampilkan hal - hal penting yang terjadi seperti :

• Macam  macam kesulitan yang di lalui di dalam pelaksanaan penanggulangan.
• Hasil akhir yang telah di capai dan cara mendapatkanya.
• Lika liku aktifitas yan telah di lakukannya.
• Menggunakan sistem PDCA.
• Tampilkan photo atau gambar step - step penanggulangan dari awal sampai berhasil.

Di dalam langkah penanggulangan ini tool yang di gunakan adalah Grafik, Check Sheet, Diagram Pareto.

7) Step atau Langkah ke 7 ( EVALUASI HASIL ).

Tujuan langkah ini adalah melakukan evaluasi tingkat keberhasilan aktifitas yang sudah di lakukan dalam menanggulangi akar masalah.

Membandingkan kondisi sebelum penanggulangan dengan sesudah melakukan penanggulangan dengan menggunakan prosentase.

Bandingkan dari hasil penanggulangan dengan target yang sudah di tetapkan di langkah ke 2, terjadi penurunan masalah berapa persen.

Tool yang di gunakan di dalam langkah ini adalah Diagram pareto, Histogram, Control Chart, Grafik.

8) Step atau Langkah ke 8 ( STANDARISASI DAN TINDAK LANJUT ).

Maksud dari standarisasi adalah untuk mematenkan solusi atau penanggulangan yang di kerjakan agar terjadinya masalah tidak terulang kembali.

Alasan adanya standarisasi adalah sebagai berikut :

• Sebagai pengingat untuk pekerja yang senior atau pekerja lama, sehingga solusi dari masalah tersebut tidak terputus.
• Sebagai Ilmu untuk pekerja baru yang belum paham mengatasi masalah sehingga tidak terjadi kendala dalam penanggulangan masalah.
• Mendokumentasikan secara resmi langkah - langkah penanggulangan yang sudah berhasil di lakukan.
• Bisa di gunakan sebagai standart untuk training atau pelatihan.

Alasan melakukan tindak lanjut adalah sebagai berikut ;

• Sebagai pengontrol agar masalah yang sudah di atasi tidak timbul kembali dengan cara melakukan inspeksi standarisasi dengan baikdan benar.
• Mempelajari data - data kondisi terbaru kemudian untuk menentukan thema yang baru.

Demikian ulasan tentang QCC atau GKM beserta step - step pelaksanaan aktifitas yang di lakukan di dalam team QCC.